Warum wir selten neue Software empfehlen

Die häufigste Frage, die uns erreicht, lautet: „Welche Software sollen wir nehmen?“ Die ehrliche Antwort ist in den meisten Fällen: erst einmal keine neue.

Das klingt seltsam aus dem Mund einer Firma, die Software baut. Es ist trotzdem unsere Erfahrung.

Was ein Wechsel wirklich kostet

Der Preis der neuen Software ist der kleinste Posten. Teurer sind die Monate, in denen zwei Systeme parallel laufen. Die Daten, die beim Umzug verloren gehen oder falsch ankommen. Die Mitarbeiter, die alles neu lernen und in der Zwischenzeit langsamer sind. Die Schnittstellen zu Buchhaltung, Zeiterfassung und Lieferanten, die neu gebaut werden müssen.

Und am Ende kann die neue Software neunzig Prozent von dem, was die alte konnte. Die fehlenden zehn Prozent sind dann die nächste Excel-Liste.

Was Betriebe wirklich brauchen

Wenn wir in einem Betrieb einen halben Tag hinsehen, sind es fast immer drei Dinge, die fehlen. Nicht dreißig. Drei.

• Ein Übergang. Die Anfrage kommt nicht als Vorgang an. Der Auftrag kommt nicht bei der Rechnung an. Zwischen zwei Schritten tippt jemand ab.
• Eine Sicht. Die Information ist im System, aber niemand findet sie in dem Moment, in dem er sie braucht.
• Ein Werkzeug. Etwas, das der Betrieb jeden Tag tut und das die Software nicht abbildet. Der Reparaturschein, der Rechner für den Interessenten, das Protokoll auf der Baustelle.

Für diese drei Dinge braucht man keine neue Software. Man braucht drei Ergänzungen zur bestehenden.

Wann ein Wechsel doch richtig ist

Es gibt Fälle, in denen wir zum Wechsel raten. Wenn der Hersteller die Software nicht mehr pflegt. Wenn sie keine Schnittstellen hat und nie welche bekommen wird. Wenn sie nur auf einem Rechner läuft, den niemand mehr anfassen will.

Das sind aber Ausnahmen, und man erkennt sie schnell. Der Normalfall ist ein Betrieb mit brauchbarer Software und drei Lücken.

Unser Vorschlag

Bevor Du eine neue Software auswählst, lass jemanden einen halben Tag im Betrieb hinsehen. Nicht auf die Software, sondern auf die Umwege. Am Ende hast Du eine Liste mit Aufwand und Nutzen. Meistens steht dort keine neue Software drauf.