Die Excel-Liste ist kein Fehler, sie ist ein Hinweis

In fast jedem Büro gibt es sie: die Liste, die neben der Software läuft. Eine Excel-Tabelle mit offenen Aufträgen. Ein Zettel am Monitor mit Rückrufen. Ein Kalender, der nicht der Firmenkalender ist.

Die erste Reaktion vieler Chefs ist Ärger. „Wir haben doch ein System dafür.“ Die zweite ist ein Verbot. Beides hilft nicht.

Warum die Liste entsteht

Niemand führt freiwillig zwei Systeme. Wer eine eigene Liste anlegt, tut das, weil die Software an dieser Stelle etwas nicht kann oder es zu umständlich macht. Vielleicht fehlt ein Feld. Vielleicht braucht der Blick auf „was ist heute dran“ sechs Klicks. Vielleicht zeigt die Software den Status, aber nicht, wer als Nächstes etwas tun muss.

Die Liste ist die Lösung, die der Mitarbeiter sich selbst gebaut hat. Sie ist meistens gut, weil sie genau das enthält, was er braucht. Nicht mehr.

Was die Liste verrät

Deshalb ist die Liste beim halben Tag im Betrieb das Erste, was wir uns anschauen. Sie zeigt drei Dinge auf einen Blick:

• Welche Information fehlt. Die Spalten der Liste sind die Felder, die die Software nicht hat oder nicht anzeigt.
• Welche Sicht fehlt. Die Sortierung der Liste ist die Ansicht, die im System niemand findet.
• Wo der Übergang bricht. Meistens beginnt die Liste dort, wo ein Vorgang von einer Person zur nächsten geht.

Was man damit macht

Die Liste abschaffen, ohne die Lücke zu schließen, verlagert das Problem nur. Der Mitarbeiter führt sie dann eben heimlich.

Besser: die Liste als Anforderung lesen. Oft reicht ein zusätzliches Feld, eine gespeicherte Ansicht oder eine kleine Ergänzung, die den Status automatisch weiterreicht. Manchmal ist es ein eigenes kleines Werkzeug, das genau diese eine Lücke schließt und die Daten in das bestehende System zurückschreibt.

Erst wenn die Software das kann, was die Liste konnte, verschwindet die Liste von selbst. Ohne Verbot.

Ein Tipp für die nächste Woche

Frag im Büro nicht „Warum führst Du diese Liste?“, sondern „Was steht in der Liste, das Du im System nicht findest?“ Die Antwort ist die Aufgabenliste für die nächste Verbesserung.