Warum das Angebot zwei Tage braucht, obwohl die Software Angebote schreiben kann

Fast jeder Betrieb, den wir besuchen, hat eine Software, die Angebote schreiben kann. Positionen, Preise, Rabatte, PDF, Versand. Alles da. Trotzdem dauert das Angebot zwei Tage. Manchmal eine Woche.

Der Grund ist selten die Software. Der Grund ist der Weg dorthin.

Was zwischen Anfrage und Angebot passiert

Eine Anfrage kommt rein. Über das Kontaktformular, per E-Mail, per Telefon. Jemand liest sie, meistens der Chef. Er ruft zurück, weil in der Anfrage die Hälfte fehlt. Er stellt die Fragen, die er immer stellt. Er notiert die Antworten auf einem Zettel oder in einer E-Mail an sich selbst.

Abends rechnet er. Nicht in der Handwerkersoftware, sondern in Excel, weil dort seine Formeln liegen. Dann tippt er das Ergebnis in die Software, damit ein sauberes PDF entsteht. Am nächsten Tag geht es raus, wenn nichts dazwischenkommt.

Die Software hat in dieser Kette genau eine Aufgabe: das PDF. Alles davor ist Handarbeit.

Warum das niemand sieht

Der Aufwand taucht in keiner Auswertung auf. Er verteilt sich auf Telefonate zwischen zwei Terminen, auf den Abend am Küchentisch, auf den Sonntag. Niemand schreibt eine Stunde für „Anfrage von Familie Müller nachgefasst“ auf.

Rechnet man es zusammen, kommt bei vielen Betrieben ein Arbeitstag pro Woche heraus. Ein Tag, der nicht abgerechnet wird und der bei jeder Anfrage anfällt, auch bei denen, die nie kaufen.

Die Frage ist nicht, welche Software

Wer an dieser Stelle eine neue Software sucht, sucht am falschen Ort. Die neue kann auch nur Angebote schreiben, wenn jemand sie füttert. Die Frage lautet: Wie kommen die Daten aus der Anfrage ohne Umweg in das Angebot?

Drei Dinge helfen fast immer:

• Die richtigen Fragen zuerst. Die acht Fragen, die der Chef am Telefon stellt, gehören in das Formular. Dann kommt die Anfrage vollständig an.
• Die Preislogik aus dem Kopf holen. Was abends in Excel passiert, lässt sich beschreiben. Anlagengröße, Gebäudetyp, Anfahrt, Zuschläge. Was sich beschreiben lässt, kann ein Programm rechnen.
• Die Software anbinden. Das Ergebnis landet direkt dort, wo das PDF entsteht. Kein Abtippen, kein zweiter Datensatz.

Was danach anders ist

Der Interessent bekommt in Minuten ein Richtangebot, nicht in Tagen. Der Betrieb sieht die Anfrage mit allen Angaben im gewohnten System und entscheidet, ob er nachfasst. Der Chef rechnet abends nicht mehr.

Und die Anfragen, die nie gekauft hätten, kosten keinen Abend mehr. Das ist der Teil, der sich am schnellsten bemerkbar macht.

Woran Du erkennst, ob es bei Dir so ist

Zähl eine Woche lang mit, wie oft jemand für ein Angebot zum Telefon greift, bevor er rechnen kann. Und wie oft dieselbe Zahl zweimal eingetippt wird, einmal in Excel, einmal in die Software.

Wenn beides regelmäßig vorkommt, liegt der Tag pro Woche genau dort.